Esta semana nos deparamos com uma publicação que fala exatamente sobre o bom resultado adquirido com o uso correto da agenda Hora a Hora.

Em muitos locais ela é posta de lado, pois exige organização e capacidade de resolução imediata e em tempo das coisas ali descritas, porém com o tempo torna-se imprescindível.

Leiam e aproveitem:

Já terminou algo e pensou consigo mesmo, "Isso não deveria ter demorado uma hora" ?

No meu mundo, eu tenho um fluxo interminável de pedidos para fazer algo por uma hora. Eu acabei de olhar minha agenda para as próximas duas semanas e quase tudo que outra pessoa agendou e me convidou é para uma hora.

Em contraste, todas as coisas que eu (ou minha assistente) agendamos são para 30 minutos. E muitas delas demoram apenas 5.

Se você agendou uma reunião por uma hora, é impressionante como maioria das vezes ela dura uma hora, mesmo quando não é necessário. Reuniões de diretoria de três horas, especialmente quando os membros da diretoria tiveram que viajar para estar nela, duram — que rufem dos tambores — três horas.

Durante o dia, de segunda a sexta, eu geralmente tenho uma vida bem programada. Passo por fases em que entro em Modo Criador, e já não agendo mais nada antes das 11 da manhã (com exceções ocasionais), e tento ter um final de semana bem desprogramado. Mas de segunda a sexta, minha agenda se parece bem com o seguinte:

Com o tempo, eu desenvolvi algumas abordagens para lidar com essa vida massivamente super programada para me manter são. Aqui estão algumas delas:

Blocos de programação de 30 minutos: já tentei de tudo. 60 minutos. 15 minutos. 5 minutos. 45 minutos. 37 minutos. A única coisa que descobri que funciona é 30 minutos. Se eu agendar para 15 minutos, inevitavelmente, eu tenho coisas demais em um dia e fico completamente exausto. Se eu marco para mais de 30 minutos, me encontro contando os minutos e tentando terminar a reunião. 30 minutos parece ser tempo ideal para fazer qualquer tipo de reunião.

Uma caminhada: se eu for ter uma discussão longa, que exige mais esforço do que eu quero ter com alguém, eu faço uma caminhada. Eu tenho quatro rotas em volta do centro — caminhadas de 15, 30, 45, e 60 minutos. Todas essas caminhadas têm o mesmo percurso, então mesmo quando eu agendo uma caminhada de 60 minutos, tenho uma forma fácil de transformá-la em uma caminhada de 30 minutos se ficar claro que isso é tudo que vou precisar. Ou, se eu estou nos primeiros 15 minutos e descubro que precisa ser uma hora, eu só estendo para a rota de 30 minutos. No pior dos casos, se a caminhada dura muito tempo, eu coleto alguns passos extras para minha contagem diária.

Ligações telefônicas: eu agendo quase todas as minhas ligações, exceto aquelas que são com pessoas de prioridade alta. Essas de alta prioridade interrompem o que quer que seja que estou fazendo ou são feitas no carro a caminho do escritório ou de casa. Se você ficar ao meu lado, verá que meu telefone raramente toca e eu raramente faço ligações, já que a maior parte do meu mundo funciona por e-mail ou mensagem.

Terminar tudo cedo: eu tento terminar tudo quando está pronto. Eu começo de cabeça e termino quando está acabado. Quando você dá 30 minutos para as coisas, você não tem tempo para gastar com introduções e explicações. Quando alguém começa falando dessa forma, eu interrompo e digo, o mais educadamente possível: “O que está na sua mente?”.

Estou sempre experimentando novas coisas. O que você faz para manter suas reuniões gerenciáveis e sãs?

Brad Feld é empreendedor e investidor de startups de tecnologia e co-fundador da TechStars

Artigo originalmente publicado no blog do Unreasonable Institute