Líderes e Gestores costumam passar muito tempo em encontros e reuniões. Infelizmente, grande parte deste tempo é desperdiçado, por falta de preparo, ausência de foco ou até mesmo pelo excesso de assuntos a serem tratados.

Veja os conselhos de Daniel Costa, autor do livro Não Existe Gestão sem Comunicação para transformar reuniões improdutivas em encontros de trabalho com êxito.

1. Crie regras para o time
É importante elaborar uma lista com o que é ou não permitido fazer nas reuniões. São normas como respeito ao próximo, pontualidade e proibição do uso de celulares durante os encontros. Os funcionários precisam saber a hora de falar e a hora de ouvir os colegas. Essas regras devem estar claras e visíveis para todos.

2. Determine e comunique o objetivo da reunião
Ao marcar uma data, envie um e-mail para os participantes para prepará-los. Neste convite, de acordo com Costa, é necessário descrever o dia da reunião, o horário e a pauta. Além de todos ficarem cientes do que será abordado, cada membro da equipe consegue reorganizar a sua agenda para não prejudicar os prazos. 

3. Estabeleça um tempo máximo
O autor aconselha a não agendar encontros com mais de uma hora e próximos ao final do expediente. Reuniões longas têm curva de atenção decrescente – e é essencial que os chefes respeitem os horários de trabalho dos colaboradores. “Quanto mais perto da hora de ir embora os coordenadores marcam reuniões, mas impaciente os participantes ficam”, diz Costa.  

4. Durante a reunião, respeite a pauta
Seguir criteriosamente as diretrizes passadas no e-mail é fundamental para que o líder mantenha a credibilidade e consiga controlar o tempo. Costa lembra que reuniões com mais de seis pessoas tendem a perder produtividade, assim como os encontros regados a guloseimas.

5. Faça uma ata
Após a reunião, é importante que um representante da equipe elabore um registro dos principais pontos discutidos e das decisões tomadas. Desta forma, ninguém se esquece de cumprir os combinados. “É preciso que uma pessoa da equipe fique responsável por cobrar o colega”, diz Costa.

Por Mariana Iwakura com Camila Cechinel